일정관리, 할일관리 '나만의 일하는 시스템'을 만드는 과정

나는 왜 이리 바쁜걸까

일정을 관리하고 할 일을 관리하는 이유는 놀기 위해서다. 아내를 위해 따뜻한 밥을 차려주고, 커피를 내려주기 위한 시간을 벌기 위해서이기도 하다. 경황 없이 바쁜 시절을 보냈던 때가 있는데 그때는 일정 관리도 엉망, 할 일 관리도 엉망, 결국 시간 관리도 엉망인 상태가 지속되었다. 늘 일에 쫓기고 시달리면서 업무의 완성도는 낮고 어쩔때는 완성을 하지 못하기도 하면서 삶이 뿌연 상태가 되어 버린다. 이때부터는 모든 일이 급한 일로 변경되어서 신발 끈을 묶을 시간도 아메리카노를 아이스로 먹을지 뜨겁게 먹을지 선택하는 것도 힘들 지경이 된다. 다들 이런 경험 한 번씩들은 있지 않을까. (혹시 나만?)

 

바쁘면 실수도 많아진다

우리가 일정을 관리하는 이유는 들어오는 업무, 혹은 다양한 환경에서의 일을 효율적으로 처리하기 위해서다. 그렇게 더 유능한 사람이 되고 실수 없는 사람이 될 수 있다. 실수는 사람의 평판과 연결이 된다. 업무를 할 때 실수를 많이 하는 사람은 신뢰성이 낮다. 그런데 여기에 바쁘기까지 하면 실수투성이의 사람이 될 수 밖에는 없다. 이런 사람에게 어떻게 신뢰하고 일을 맡길 수 있을까. 그것은 현자가 와도 불가능한 일이다. 그러니 자신의 실수를 극복하고 더 수준높은 업무 실력을 갖추기 위해서는 자신에게 주어지는 일을 효율적으로 (그것도 빠르게...) 처리할 수 있어야 한다.

물론 이것은 업무의 숙련도와도 깊은 관련이 있지만, 그것과는 별개로 이거하다 저거하다 하면서 일을 제대로 매듭짓지 못하는 경우도 있고, 일을 제대로 파악하지 못해서 요청과 다르게 하는 경우도 있고, 심지어 업무의 영역을 잘못 파악해서 일을 조금만 해버리는 그런 소극적인 상황도 맞닥뜨리게 된다. 숙련도와 관계 없이 업무를 인지하고 판단하는데서 문제가 생기는 경우가 많다. 늘 허술하게 대하는 덤벙거리는 태도에 문제가 있을수도 있으며, 일이 많아 경황이 없어서 문제가 생기기도 한다.

 

나만의 일하는 시스템

"정신 똑바로 못 차려?!"라고 아무리 질타를 당해봤자 당사자 스스로는 해결하지 못 한다. 내가 그런 사람이라고 해도 스스로 해결하기 어렵다는 뜻이다. 정신을 차려서 될 문제가 아니라 시스템을 만드는 문제이기 때문이다. 나에게 주어진 일을 어떤 과정으로 처리해 나가는지 내면에서 일을 처리하는 과정에 대한 이야기다.

성취가 높고 실력이 좋다는 평가를 얻은 사람은 대부분 자신만의 업무 처리 스킬이 존재한다. "저는 이럴때 이렇게 생각하기 때문에 저런 방식을 활용해 요롷게 작업을 합니다. 다른 사람들은 그릏게 하겠지만 저는 조금 달라요. 그러면 훨씬 빠르고 간편하면서 보기도 좋아지죠." 이것은 정확히 일 잘하는 사람이 하는 말이다. 일을 할 때 전통적인 방법에 자신만의 노하우를 첨가한다. 그래서 남들보다 아웃풋이 뛰어나다. 일을 잘 하는 사람들은 자신만의 업무 처리 시스템이 존재한다. 그런 시스템이 없는 일을 맡게 되면 자신이 일하는 방식을 스스로 만들어간다. 

보통은 일이 들어오면 하고 안 들어오면 멈추는 그런 시스템이 디폴트로 탑재되어 있다. 좋은 사수가 있어서 그 사람에게 이러한 일 처리 방법을 배우거나 스스로 정진하며 일의 원리를 깨우쳐 나가는 사람이 아니고는 이 틀에서 벗어나기가 쉽지 않다. 그리고 일하는 시스템을 갖고있는 사람들은 이미 내재화되어 있어 외부에서 곁눈질로 보고 배우기도 쉽지가 않다. 

 

일하는 시스템 만들기 

1. 일하는 시스템을 만들기 위해서는 우선 앞서 얘기한 자신의 롤이 어떤 카테고리로 존재하는지 그 카테고라이징을 해야 한다.
https://reading-thinking-life.tistory.com/entry/일정관리의-기본-맥락-맡은-롤을-카테고라이징-하기

2. 그리고 자신의 롤마다 부여된 할일, 프로세스, 프로젝트 업무들을 최대한 자세하게 분류해보아야 한다. 처내야 할 일이 터져나가게 많다고 해도 이 정리를 통해서 우리는 우리의 할 일의 분량을 가늠해볼 수 있게 된다.
https://reading-thinking-life.tistory.com/entry/쏟아지는-할일-매니지먼트하기

3. 롤에 맞게 자신이 하루에 시간을 얼마나 할애할 수 있는지 시간 단위 묶음을 만들어본다. (예, 공부 7~9시, 회사 9~6시, 댄스모임 6~8시, 개인시간 8~11시, 여가시간 11~1시) 이 시간은 언제나 유동적일 수 있기 때문에 완벽하게 맞추려는 노력을 할 필요는 없다. 대신 일정한 틀이 필요하므로 이렇게 규정을 해보는 것이다. 이게 가능해지면 주단위로도 바꿔볼 수 있다. 

4. 현재 쌓인 일 중에서 가장 빠르게 할 수 있는 일을 최대한 많이 처리한다. 대신에 자신이 시간 단위로 묶음을 만들었던 분류로 처리를 해본다. 예를들어, 댄스 모임에서 장소 섭외하고 신곡을 연습해야하는 프로세스가 있다면 거기에 관련된 사전 작업을 6~8시에 진행하고 여가시간에는 하지 않는 식이다. 업무의 분량에 따라 유동성있게 처리할 수 있지만, 시간을 넘나들며 하지는 않는 것이다. 해당 해야할 일은 캘린더에 시간에 맞게 기입해두고 알람이 울리면 그때 처리해보자. 

5. 더불어 일이 들어오는 속도를 최대한 늦춰본다. 만약 즉시 처리할 수 있는데 일정에 기입하는 일은 없도록 한다. 빨리 할 수 있는 일이라면 그 즉시 처리하는 게 가장 좋다. 물론 일처리 속도보다 일이 들어오는 속도가 더 빠르면 업무가 계속 늘어나서 체계적으로 관리하기가 어렵다. 

6. 이 과정을 통해 자신이 일을 어떻게 처리하는지 업무 프로세스를 점검한다. 글로 기록해두면 좋다. 그리고난 후 어떤식으로 일을 배분하고 처리할 것인가의 약속을 정해두고 문장으로 만들어둔다. 그리고 모니터 위에 붙여두는 거다. 이 약속이 몸에 밸 때까지 읽고 반복하며 상기한다. 

 

 

자신의 업무가 여기에 맞춰지지 않을거라고 할 수도 있지만, 이것은 업무에 대한 이야기뿐 아니라 삶에서 벌어지는 다양한 일에 대한 것이기도 하다. 스마트폰 액정이 깨져서 수리를 하러 가야하는 것 조차도 시간과 에너지가 들어간다. 그런데 적당한 시간을 확정하지 못해 두 달, 세 달이 지나도록 깨진 액정을 그대로 들고 다니는 것은 단순히 시간을 확정하지 않아서일 가능성도 있는 것이다. 여튼, 복잡한 업무라고 할지라도 급한 순서대로 처리하는 상황이라면 업무를 조직화 하여 스스로 경영할 수 있어야 한다. 

이것을 (이미) 아주 손쉽게 처리하는 사람도 있지만, 이거하다 말고 저거 하다 말고 뭐 하나 제대로 하는 게 없는 상태로 일만 쌓여가는 사람도 있다. 이것을 두달 이상 반복해보면 업무의 처리하는 방식이 조금은 삐걱거리더라도 적당히 체계가 잡히는 느낌이 들 것이다. 이때의 성취감은 이루 말할 수가 없다. 이제 성취감 앞으로 한발 다가가보자.