시간관리로 생산적인 사람이 되는 법

생산성은 시간관리다

사회가 발달할수록 사람의 삶은 다양하고 복잡해진다. 자신의 위치와 커뮤니티에서의 롤에 따라 다양한 책임을 맡으며 해야할 일이 점점 많아지는데, 이것은 사회생활을 하면서부터 복잡해지기 시작하고 일정 기간 안에 성과를 내야하는 상황이 생기면서 혼란해진다. 일정과 업무와 할일이 뒤죽박죽 되면서 시간관리도 안 되고 업무도 이거하다 저거하다 반복하며 미궁속으로 빠진다. 

성과를 만들고 조직적으로 일을 해내려는 사람들은 메모를 하거나 노트를 활용하였지만 시간이 지날수록 Todo List같은 일목요연함을 필요로 하게 된다거나 캘린더 앱을 활용하여 일정을 관리하는 방법을 점점 정교하게 만들어 나가는 사람들이 생기기 시작했다. 최근에는 생산성 앱이라는 장르가 별도로 생겨 마인드맵부터 시작하여 에버노트나 노션 등 각종 툴을 다루지 않으면 뒤쳐진 사람으로 여기는 습성이 생기기도 한다. 

생산성 툴이 중요한가 생산적인 사람이 중요한가

일정이나 할 일을 다루는 것은 오랜 숙련이 필요하고 노하우도 많이 필요한 것이지만 일반적으로는 그냥 슥슥 하면 다 되는 것이라 생각할 수도 있다. 사람마다 자신의 시간을 컨트롤하고 계획 세우는 방법을 잘 연마해 나가겠지만 가끔은 자신이 그러한 습관을 가지지도 않았는데 생산성 툴만 있으면 되는거아냐?라고 생각하는 경우들도 볼 수 있다. 유튜브나 블로그에서 좋은 일정관리 앱을 추천하면 즉시 써보고 아닌거 같다는 생각을 한 사람들이 많을 것이다. 이유는 바로 자신의 습관과 일치해야 하기 때문이다. 

생산적인 툴이 없어도 이미 생산적인 사고를 하는 사람들이 있다. 어려서부터 조직화 해온 경우도 있을 수 있고 누군가에게 배워서 나아지는 사람들이 있는데 핵심은 자신의 시간과 업무를 효과적으로 체계화 할 줄 아는 것이다. 그게 되어야 툴을 사용하면서도 자신의 체계화 패턴에 맞춰 업무와 할 일을 조직화할 수 있게 된다. 생산적인 체계화란 무엇일까.

일의 규모와, 시의성, 과정, 역할

일의 규모는 일을 하는데 얼마의 시간을 사용할지 가늠하기 위해 알아야 한다. “한 세 시간 분량은 되겠군.” “5분이면 하겠군”하는 식으로 업무량의 감을 잡는 것이 중요하다. 물론 업무가 아니더라도 그 어떤 할 일이나 공부 시간이 됐건 가늠을 하는 것은 규모있는 업무량을 맞추는 데 꽤 중요한 역할을 한다. 자신의 업무가 어떤 분량인지 명확하게 계량해볼 수 있으면 좋다. 가늠조차 안 된다고 하면 시간을 재면서 훈련을 해야 한다. 

시의성은 급하게 해야하는 것과 아닌 것을 말한다. 급하게 해야 하는 것은 늘 그렇듯 제 시간 안에 마무리 해야 하는 일을 말한다. 반대로 말하면 시의성 있는 일은 중요한 일이다. 사소한데 빨리 처리해야 하는 일이 있다면? 그건 시간 안에 마감해야 하므로 중요한 일이다. 즉 업무의 경중을 나눠 빨리하고 늦게하는 것은 과정에서 처리할 문제이지 시간의 입장에서 본다면 마감치는 일이 늘 언제나 가장 중요한 일이 되어버린다. 

과정은 쉽게 말하면 일이 한 덩어리가 아니라는 뜻이다. 순차적으로 계속 연결되는 일의 덩어리들이 연속되어야 끝나는 일이라면 이것은 프로젝트 같은 일이다. 즉 단순히 공과금 내고 물건 사는 todo list를 적는 것으로는 해결할 수 없다. 일이 진행되는 수순을 파악하고 각 과정에서 벌어지는 일을 잘 설계할 수 있어야 한다. 

역할은 자신이 사회에서 가지고 있는 다양한 역할을 말한다. 가정에서의 역할, 회사에서의 역할, 학교나 반에서의 역할 등등 자신이 맡은 역할에 따라 없던 일도 생기고 일의 양이나 가짓수가 늘어나기도 한다. 맡은 역할이 많을수록 해야할 일도 많아지고 준비할 것들도 많아진다. 많은 역할을 감당해야 하는데 한가지 역할에 일이 터지게 많아지면 다른 역할은 제대로 맡을 수가 없다. 역할을 버리거나 유예해야 한다. 

적용

생산적인 체계화란 자신의 역할에서 맡은 일의 규모와 자신의 역량을 비교하여 할 수 있는 것과 없는 것을 구분 한 다음 할 일의 중요도에 맞게 순서대로 일을 처리하여 할 일을 적당히 관리하면서 누락없이 보다 많은 성과를 내는 것이라고 할 수 있다. 몇 가지 일에도 허덕이는 사람이 있는가 하면 수십가지 일에도 혼란스럽지 않게 잘 해내는 사람이 있다. 우리는 모두 자기에게 주어진 일을 잘 완수하고 보다 나은 사람이 되기를 원한다. 하지만 어떻게 해야하는지 모르는 경우가 대부분이다. 사회 생활을 해도 누가 가르쳐주지 않고 자기 스스로 좌충우돌하며 시간관리와 업무 관리법을 터득하는데 많은 시간과 노력이 들어간다. 그렇게 하고도 제대로 할 수 있다고 말하기가 곤란하다. 

한동안 산적해 있는 일을 어떻게 처리하지 못해 난리가 난 적이 있었다. 모두 해야하는 일인데 하나같이 다들 급한 일이었고 일의 양도 어마어마하게 많아서 곧바로 해결될 기미가 보이지 않았다. 더욱이 이 일들은 서로 연계가 되어 있고 사업에 영향을 미치기 때문에 성과가 떨어지는 날에는 매출이 급감할 수도 있는 상황이었다. 모두다 중요한 상황. 나는 할 수 없이 일을 버리고 한 가지만 집중해야 했다. 양해를 구하고 욕을 먹고 약속을 어긴 것에 죄송하다고 말 하고 많은 일을 버렸다. 다양한 이유로 일을 맡았지만, 내가 어느정도까지 컨트롤할 수 있는지 일의 규모를 몰랐고 마감이 다가오자 모든 일이 초 긴급한 일이 되어버렸다. 대충이라도 하면 퀄리티가 현저하게 떨어지는데 어쩔 수 없이 대충하고 아무렇게나 마무리하곤 했다. 그 어느것도 제대로 컨트롤이 되지 않아 고민하는 날이 길어졌고 그렇게 업무하는 습관을 하나씩 만들어가야 했다. 행동 습관을 만드는 것은 정말 오래 걸렸다. 

자신의 역할마다 가지고 있는 일의 규모와 시의성, 과정이 필요한 일들을 작성해보면 실질적으로 내가 얼마나 많은 일을 가지고 있는지 가늠해볼 수 있다. 할 수 없는 걸 붙들고 있는 경우도 있고 실력도 없는데 욕심으로 가지고 있는 일들도 있다. 할 일은 언제나 시간과 연결이 되어 있다. 그러니 자신의 할 일을 큰 덩어리로 묶은 다음 하루동안 사용할 수 있는 가용 시간을 감안해 일의 규모를 확인해봐야 한다. 한 달 안에 할 수 없는 것들은 다른 목록으로 만들어 두고 신경도 쓰지 않는 것이 좋다. 필요할 바로 그 때부터 생각해도 충분하다. 자신의 영역 밖에 있는 일이라면 과감히 묻어두거나 버리고, 완료할 수 있는 일에 집중하여 일의 완성도와 수준을 높여가는 것이 좋다. 우선은 내가 할 수 있는 만큼으로 일을 덜어내자.

생산적인 일정, 할일 관리는 시간을 관리하는 일이다. 일의 규모를 알아야 시간 배분을 할 수 있고, 시의성에 따라 업무의 경중을 나눌 수 있고, 일이 진행되는 과정을 알아야 진행되는 일을 유연하게 잘 해결해 나갈 수 있다. 사실 생산성은 다른 게 아니라 시간관리다.